想提升工作效率就別做這7件事

    一位創(chuàng)業(yè)家可以不眠不休一天工作24 小時(shí)，整整一周不休假。 然而，時(shí)間有限，且競(jìng)爭(zhēng)者卻永遠(yuǎn)可以投入更多錢與心力，讓競(jìng)爭(zhēng)更劇烈。 那么，為什么某些小型新創(chuàng)公司可以完成許多大型企業(yè)無法完成的事情呢?

    Instagram──只有13 名員工卻被Facebook 用幾十億買下的公司。

    Snapchat──只有30 名員工卻拒絕科技巨人Facebook、Google 的并購交易。

    它們的成功部分來自于幸運(yùn)──其余則是因?yàn)樾省?/p>

   工作效率

    成功的關(guān)鍵不是努力工作，而是用聰明的方式工作。有效率并不是指良好的時(shí)間管理，而是──管理您的精力。 人們都需要學(xué)習(xí)如何花費(fèi)最少的精力能夠得到最大效益。

    要提升生產(chǎn)力，下面這些事情絕對(duì)要避免：

    一、停止加班，提升效率!

    1926年，福特汽車工業(yè)亨利福特(Henry Ford)執(zhí)行了一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)有趣的結(jié)果：當(dāng)把一日的工時(shí)從10 小時(shí)降到8 小時(shí)，從一周工作6 天減少至一周5 天，人們的生產(chǎn)力將會(huì)提高。

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    當(dāng)您工作得越多，不論是短期或長期而言，您的效率、生產(chǎn)力都會(huì)降低。 1980 年由The Business Roundtable 的一篇研究〈Scheduled Overtime Effect on Construction Projects〉指出：

    當(dāng)每周工作時(shí)間超過60 小時(shí)，并持續(xù)超過兩個(gè)月，生產(chǎn)力下降的累積效應(yīng)將使完工日期推遲，而人數(shù)相同但每周只工作40 小時(shí)的團(tuán)隊(duì)執(zhí)行同樣工作，甚至還會(huì)更早完工。在AlterNet的一篇文章中，Sara Robinson回顧美軍執(zhí)行的一項(xiàng)研究，這項(xiàng)發(fā)現(xiàn)「每晚都減少1小時(shí)睡眠，持續(xù)一周，將導(dǎo)致認(rèn)知功能退化，等同于喝酒使血液酒精濃度升高至0.10 。

    當(dāng)個(gè)人過于勞累，使其以比平常還要負(fù)面的角度看事情，導(dǎo)致普遍地心情低落。 比心情更重要的是，其思維往往伴隨著減少「主動(dòng)思考與行動(dòng)」──包括控制沖動(dòng)、自我感覺良好、同情他人與情緒智力──的意愿。維持高程度的生產(chǎn)力，避免讓自己過度工作并睡眠充足很重要。 下次您思想為何工作缺乏生產(chǎn)力，原因很簡(jiǎn)單，您有可能缺乏睡眠。

    二、不要太常說「YES」

    根據(jù)80/20 法則(Pareto Principle)，20% 的努力創(chuàng)造80% 的成果，20% 的成果消耗80% 的時(shí)間。 不是努力工作，我們應(yīng)該把注意力放在創(chuàng)造80% 的結(jié)果并放棄其余的。 我們應(yīng)該把更多時(shí)間放在最重要的任務(wù)。 我們應(yīng)該停止對(duì)低效能與無效能的任務(wù)說：「好的，我來做」 。

    「成功的人」與「非常成功的人」之間的差異在于，非常成功的人對(duì)幾乎所有的事情都說不。

    — Warren Buffet激發(fā)一個(gè)問題：什么事情要說yes，什么事情說no? 如果您不能想出某些值得花時(shí)間的地方，就考慮作個(gè)小測(cè)試找出答案：追蹤您作的所有事情，可能的話持續(xù)優(yōu)化處理的過程。

    通常人們說「yes」的頻率比實(shí)際上應(yīng)該的次數(shù)還要多，因?yàn)檎f「yes」比說「no」要簡(jiǎn)單太多，沒有想要當(dāng)壞人。

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    2012 研究發(fā)表在Journal of Consumer Research，研究者將120 個(gè)學(xué)生分成兩組。 一組被訓(xùn)練為說「我不能(I can’t)」，然而其他被訓(xùn)練為「我不要(I don’t)」。 結(jié)果很有趣：

    對(duì)自己說「我不能吃X」的學(xué)生，61% 都會(huì)選擇吃巧克力糖，同時(shí)，對(duì)自己說「我不要吃X」的學(xué)生，只有36 % 會(huì)選擇吃巧克力糖。 光是簡(jiǎn)單的詞匯替換，就能顯著增加人們選擇更健康食品的機(jī)率。三、停止什么都事必躬親，讓其他人幫忙

    在我職涯的某個(gè)點(diǎn)，我管理一個(gè)非常大的社群，而我無法處理得很好。 我試圖每一件事情都自己來。 我疲倦不堪，但社群最終接管我的職責(zé)并自行治理。 因此我也學(xué)習(xí)到社群的力量，以及為什么品牌需要使用者創(chuàng)造的內(nèi)容(user-generated content)。

    消費(fèi)者知道他們想要什么，以及他們想要如何讓它更好，更甚于任何行銷人員。 根據(jù)Octoly ，一支使用者自制影片的觀看次數(shù)要比品牌自制影片多上十倍。 當(dāng)尋找關(guān)于一個(gè)特定品牌的資訊，超過半數(shù)(51 %)的美國人相信使用者自制內(nèi)容大過于品牌官網(wǎng)(16%)與媒體報(bào)導(dǎo)(14 %)，對(duì)行銷人員來說，尋求社群的幫忙至關(guān)重要。

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    除此之外， 當(dāng)您需要時(shí)，很重要地是愿意求助，讓其他人來幫您。 因?yàn)檫@樣可以讓您有更多時(shí)間將焦點(diǎn)放在更重要的任務(wù)上。

    大多數(shù)的時(shí)候，即使您的朋友不能幫助您提升生產(chǎn)力。 光是陪在您身邊就足夠， 研究證實(shí)：分心的人在其他人也在場(chǎng)的情況，盡管那些人沒有協(xié)助或指導(dǎo)，也可以完成更多的工作事項(xiàng)。

    四、停止完美主義

    Dalhousie University心理學(xué)教授Simon Sherry博士Simon Sherry執(zhí)行一項(xiàng)完美主義與生產(chǎn)力的研究 ，她指出：我們發(fā)現(xiàn)完美主義是絆倒教授的研究生產(chǎn)力的大石頭。 完美主義傾向越高的教授就越?jīng)]有效率。

    當(dāng)一位完美主義者有以下問題：

    他們?cè)谝豁?xiàng)花費(fèi)的時(shí)間比任務(wù)要求所花費(fèi)的時(shí)間還多。

    他們會(huì)拖延并等到最佳的時(shí)刻。 在企業(yè)中，如果這是最完美的時(shí)刻，就代表已經(jīng)太遲了。

    他們過度聚焦在細(xì)節(jié)，反而忽略整體。

    五、停止作重復(fù)的事情，并使它自動(dòng)化

    根據(jù)一項(xiàng)Tethy Solutions的研究 ，一個(gè)5人團(tuán)隊(duì)分別花3%、20%、25%、30%與70%的時(shí)間處理相同的事情，導(dǎo)入工作自動(dòng)化軟體兩個(gè)月后，分別將處理重復(fù)事情的時(shí)間降至3%、10%、15%、15% 與10%。

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    人們時(shí)常忘記時(shí)間就是金錢，因此經(jīng)常土法煉鋼地處理事情，因?yàn)檫@樣比較容易，且不需要花費(fèi)心力研究。 假設(shè)您辦了一個(gè)Instagram 活動(dòng)，號(hào)召網(wǎng)友上傳的照片總數(shù)只有30 張，您可以手動(dòng)一張一張?zhí)幚怼?但如果總共有從5個(gè)不同平臺(tái)上傳的30000張照片與影片時(shí)，您就需要一個(gè)好的數(shù)位管理系統(tǒng)了(例如Filemobile )。

    給行銷人員的小撇步 ：到GitHub或Google app script library,通常會(huì)發(fā)現(xiàn)免費(fèi)且可馬上使用的開源程式碼，讓您找到省去手動(dòng)處理重覆工作的軟體/程式。六、停止猜測(cè)，并開始用數(shù)據(jù)支撐決策

    如果您可以在搜尋引擎上優(yōu)化網(wǎng)站，那么您也可以優(yōu)化您的人生，讓它成長并發(fā)揮最大的潛能。

    不同領(lǐng)域的研究其實(shí)都可供參考，舉例來說，賓州州立大學(xué)心理系助理教授Robert Matchock 所執(zhí)行的研究發(fā)現(xiàn)，大部分的人們最容易分心的時(shí)間是從中午到下午四點(diǎn)。 此數(shù)據(jù)便提供您作工作相關(guān)決策的考量。 假使您無法從現(xiàn)有研究找到答案，那么您也可以自行執(zhí)行簡(jiǎn)單的測(cè)試。

    舉例來說，F(xiàn)ilemobile就制定了許多測(cè)試，試圖找出如何優(yōu)化Twitter的圖片呈現(xiàn) 。

    不斷詢問您自己：要如何測(cè)量并優(yōu)化所有事情呢?

    七、停止工作，并擁有無所事事的時(shí)間

    大部分的人都沒有了解到，當(dāng)我們專注在某件事上，基本上就像是把自己鎖在一個(gè)箱子里。 很重要的是要每隔一段時(shí)間離開工作現(xiàn)場(chǎng)，享受獨(dú)處的時(shí)光。 獨(dú)處時(shí)光對(duì)大腦與靈魂都有益處：

    一項(xiàng)哈佛研究指出，當(dāng)人們相信他們是單獨(dú)經(jīng)驗(yàn)?zāi)稠?xiàng)事情時(shí)，腦海的記憶會(huì)更持久且更精確。 另外一個(gè)研究也指出體驗(yàn)相當(dāng)程度的孤獨(dú)會(huì)讓一個(gè)人更能夠同理他人……相當(dāng)程度的孤獨(dú)可以幫助青少年改善心情與獲得好成績。我們不會(huì)因?yàn)榘疽苟行省?就像是生命中的每件事情，需要耗費(fèi)心力。 如果您什么都不做只是坐著等，不會(huì)有什么改變，所以我們要更了解自己的限制與潛能，并將精力作有效的配置，過一個(gè)更成功、更快樂的人生。