電子郵件對于個人來說已經(jīng)日薄西山？

    你上一次給好友發(fā)電子郵件是什么時候？即時通訊工具、社交網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在個人通訊領(lǐng)域大范圍取代了電子郵件。曾在蘋果公司工作過20年的蘋果前銷售主管、現(xiàn)任國外知名科技網(wǎng)站ReadWrite編輯大衛(wèi)-索伯塔(David Sobotta)日前撰文對電子郵件在工作領(lǐng)域之外的現(xiàn)狀進行了一番剖析。在他看來，雖然目前市面上擁有著無數(shù)的文件分享、協(xié)同工作應(yīng)用，但使用純文本電子郵件形式進行溝通仍然是最容易令人接受、穩(wěn)定的溝通方式。

風光不再

    在2012年哈佛大學舉辦的一次名為“電子郵件未死，只是在不斷進化”（E-Mail: Not Dead, Evolving）的商業(yè)研討會上，與會人員發(fā)現(xiàn)電子郵件的最基本的“成為人與人之間溝通平臺”的屬性已經(jīng)被不斷削弱，這一屬性甚至已經(jīng)不再是人們使用電子郵件的最主要動機。

    我自1982年以來就一直在科技界打拼，甚至曾經(jīng)成為了一家電子郵件公司的副總裁。就我個人的工作而言，我對于電子郵件服務(wù)十分依賴，但我同時也意識到了電子郵件對于我個人生活重要性的逐漸變化。比如，我和我的好友斯蒂芬現(xiàn)在最主要的溝通方式是Twitter，此前經(jīng)常同我保持電子郵件聯(lián)系的朋友現(xiàn)在也開始主要通過Facebook和我聯(lián)系，因為他們都假設(shè)我已經(jīng)不再經(jīng)常查看我的電子郵箱了。與此同時，我的家人也開始通過智能手機和平板電腦的短信和即時聊天應(yīng)用同我保持聯(lián)系。

    顯而易見的是，電子郵件對于我個人生活影響的變化恐怕也是許多人所正在經(jīng)歷的變化。就這一情況來看，電子郵件的黃金時代似乎已經(jīng)一去不復返了。然而，對于企業(yè)公司用戶來說，電子郵件的重要性仍然無可比擬。有數(shù)據(jù)顯示，48%的消費者更喜歡通過電子郵件的形式同自己心儀的品牌展開溝通。

    大約在6個月前，我被選舉成為當?shù)貥I(yè)主協(xié)會的董事。之后，該業(yè)主協(xié)會的主席決定今后協(xié)會內(nèi)部的溝通全部通過電子的方式進行。事實上，我被成功選舉成為業(yè)主協(xié)會董事也主要是因為我提倡對業(yè)主協(xié)會和業(yè)主之間的溝通方式進行改變，并提出了建立一個在線日歷和電子郵件系統(tǒng)的想法。因此，這件事情也讓我對電子郵件在工作之外的重要性有了一個全新的認識，那就是“雖然該系統(tǒng)可能已經(jīng)沒有像從前那般的活力，但顯然還沒有到達所謂的‘電子郵件已死’的階段”。

    對于在科技領(lǐng)域工作的人們來說，我們的工作性質(zhì)要求我們幾乎每天都會同他人分享文件。在我現(xiàn)在的公司W(wǎng)ideOpen Networks，我們每天都會使用諸如Skype、Dropbox和Highrise這些平臺分享文檔資料。而在我撰寫文章的時候，我也通常會使用谷歌(微博)文檔進行編輯，然后通過附件的形式使用協(xié)同工作軟件Trello進行修改。平心而論，對于深諳科技發(fā)展之道的人士來說，這樣的工作方法無疑是高效、便捷的。

    但是，這樣復雜的溝通形式對于年齡較大，或者“科技小白”來說或許并不合適。

電郵“附件”之殤

    比如，我有時會需要給業(yè)主協(xié)會中一些的長者分享文件，在這樣的情況下我通常更喜歡通過分享文檔鏈接（甚至在郵件中附上資料原文）的形式進行溝通。但即便是這樣，我依然收到了不少抱怨，因為他們之中的有些人甚至表示無法打開這類文件（當然，這也令我感到百思不得其解）。

    在經(jīng)過一番研究后我發(fā)現(xiàn)，之所以出現(xiàn)這樣的情況主要是因為他們中的大部分人都是電子郵件的重度使用者，并會通過諸如平板電腦、智能手機等各種終端來查閱自己的電子郵件，但并非每種終端都能夠支持我所發(fā)送的文檔鏈接形式。

    在最近的一次業(yè)主會議上，由于我們的秘書安妮要送自己的兒子就醫(yī)，我就臨時擔任起了會議記錄員的工作。在會議結(jié)束的當天晚上，我便使用谷歌文檔整理出了此次會議紀要，并將這一文檔保存為Word Docs文件的形式發(fā)送給安妮進行修改。

    幾天后，安妮給我發(fā)來了修改后的會議紀要，但我發(fā)現(xiàn)該文檔的后綴被刪除了，只有我在手動添加“.Rtf”的字樣后才能被正常打開，而且這一文件還無法同Nisus Writer Express或者Page 5這些軟件兼容。

    為了保險起見，我在將會議紀要發(fā)送給其他業(yè)主協(xié)會董事的同時還打印了一份紙質(zhì)版，并親自給他們送了過去。其中有一位董事跟我說，他依舊無法在自己的Android平板電腦和智能手機中打開會議紀要郵件中的附件。在研究了一段時間后，我給他的手機安裝了一款名為“OfficeSuite”的免費應(yīng)用，直到這時他才能夠順利的打開附件。但事實上，移動設(shè)備中的應(yīng)用依舊有可能在下次收到附件文件的時候自動刪除后綴而導致無法打開文件。

    因此，在下次需要同朋友或者社區(qū)鄰里、業(yè)主協(xié)會進行溝通的時候請盡可能避免使用電郵附件，你需要做的就是僅僅將內(nèi)容復制到郵件正文區(qū)域，因為你永遠無法確保所有人都能夠像你一樣熟練的使用Dropbox、Google Drive這些軟件。