讓開會效率提高不止一倍的秘籍

引言：曾幾何時，沒有效率的會議成為工作的最大時間殺手，很多人對此深惡痛絕，但是面對開會決策的機(jī)制又無能為力。本文提出了幾大優(yōu)化點(diǎn)，供深陷會議泥沼的人奮起自救之用。

會議早就一直是商業(yè)世界的笑柄。但它們并非一定要如此。你可以完成更多的事情，假設(shè)你遵循一些基本的步驟并且是與其他人合作來獲得必要的關(guān)注和努力。

確保你真地需要開會

會議的最大的問題，是它們已經(jīng)成為了工作中許多問題的一個默認(rèn)的回應(yīng)。對某事不確定？開個會。需要審核材料？召集大家開會。不幸的是，以這種方式開始可以被翻譯成“想要浪費(fèi)大量的時間？開會”。

為了讓會議開得更好，只召集你真正需要的人。如果你想要告知一個團(tuán)隊(duì)一些事情，發(fā)送一份備忘錄。會議應(yīng)該產(chǎn)生行動。如果與會的每個人沒有在離開的時候承擔(dān)一定的責(zé)任，你就必須首先要問為什么要召開這次會議。

創(chuàng)建會議結(jié)構(gòu)

你無法在不進(jìn)行設(shè)計的情況下，創(chuàng)造出一個產(chǎn)品或市場營銷活動。不要舉行會議，除非你已經(jīng)有了明確的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。這就意味著你可以簡單地說明它意欲涵蓋哪些內(nèi)容以及為什么它對公司的運(yùn)營和戰(zhàn)略是重要的。同樣的，如果公司沒有一個明確的召開這次會議的原因，那你就并不需要開會。還要決定誰是絕對需要參加會議的。不要在花名冊上添加比你所需要的更多的人員；與會者們可以隨時向他們的部門中的其他人進(jìn)行簡短的說明。

接下來，建立一個強(qiáng)大的會議議程。這些文件往往會作為一種形式而落空。但是，這正是你需要設(shè)置會議的基調(diào)的地方，并開始控制的過程。會議議程就像是文章的重要部分的大綱。很少有人會喜歡做這項(xiàng)工作，甚至更少有人能把它辦得很好，但幾乎每個人都需要它們。

會議議程應(yīng)該包括會議的總體目標(biāo)和其意欲達(dá)到的結(jié)果。它應(yīng)該指出此次會議將會開多長時間以及配發(fā)到每個部分的時間量，并且要在會議實(shí)際開始的很久之前就絕對聯(lián)系到所有的參加者。讓每個人都習(xí)慣做好準(zhǔn)備。有時候，讓其他人幫忙制訂會議議程會是有所幫助的。你會得到更廣泛的支持，而其他人可能會提出你錯過了的重要觀點(diǎn)。

考慮讓會議開得比你最初認(rèn)為其所必須的事件要顯著得更短；前保險業(yè)高管及現(xiàn)任咨詢顧問維克托·利普曼（Victor Lipman）說將其時間削減一半。這看起來似乎過于極端，但卻值得一試。最終你能夠更好地估計所需要的會議時間。

獲得一些尊重

人們因?yàn)檫^去的經(jīng)驗(yàn)而對會議不尊重。你需要堅(jiān)定地引導(dǎo)他們保持正確的態(tài)度。首先，會議要嚴(yán)格地準(zhǔn)時開始。這一點(diǎn)出于以下原因而成為了經(jīng)典的建議：它是有道理的。你會在開始的前幾次看到一些遲到的人，但是，如果你推遲開會的時間，會議將繼續(xù)消耗比它們應(yīng)該需要的更多的時間，并做出遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于你想要的結(jié)果。

設(shè)定計時器。當(dāng)計時器發(fā)出到時提醒時，會議結(jié)束。這將有助于人們集中注意力。

得到更多的關(guān)注

以下來自一家公司的博客的兩個項(xiàng)目有著不俗的表現(xiàn)：每個人都檢查自己的手機(jī)，并將自己的筆記本電腦關(guān)機(jī)放到一邊。沒有人閱讀電子郵件或是瀏覽別的東西。如果人們需要做筆記，他們可以使用的紙筆。手寫記筆記揮提高記憶力，并且也能讓人保持不受到潛在的分心對象的影響。

也可以考慮設(shè)置一份官方設(shè)定的筆記。這并不是讓個人筆記作廢。特定的細(xì)節(jié)對于一些人可能比其他人的要更重要。但是，有一個正式版本以供參考也很好。

積極地運(yùn)行會議

每一次會議都需要主持。如果你在這方面是無可救藥的糟糕的話，你可以讓別人來承擔(dān)這部分工作，但是一定要有人做。讓人們不跑題并且按照預(yù)定時間進(jìn)行會議。在會議的一部分的時間要用完的時候，你要查看計時器并提醒人們?？偨Y(jié)內(nèi)容較多的重點(diǎn)，以確保團(tuán)隊(duì)成員們都明白說了些什么，以及你有一個簡潔版本的筆記。別讓人們對會議的話題感到昏昏欲睡。

跟進(jìn)

每個人在散會時都沒有什么需要在之后完成的工作的會議是很少見的。（事實(shí)上，如果這種事情發(fā)生了，你就不應(yīng)該舉行這次的會議。）你將需要跟進(jìn)與會人員的工作并確保他們做了他們說自己會做的事情。

運(yùn)行高效的會議需要一系列的技能。現(xiàn)在已經(jīng)到了發(fā)展這些技能的時候了。你和你的公司將會完成更多的工作并且在開會上花費(fèi)更少的時間。

來源：中外管理雜志