職場提示：怎樣工作才能事半功倍？

    每個(gè)忙碌的工作日結(jié)束，索爾蒂諾(Kelly Sortino)總是很難回想起這一天究竟成就了什么。她是加州希爾斯伯勒(Hillsborough)明泉中學(xué)(Crystal Springs Uplands School)高中部的主管。她的工作常常需要她每天工作12小時(shí)，包括周末和晚上。她很享受這份工作，但擔(dān)心自己沒有完成所有的任務(wù)。

    索爾蒂諾說，她覺得自己大部分時(shí)間是在“滅火”，沒有時(shí)間從事更多戰(zhàn)略性和前瞻性的工作來讓學(xué)校發(fā)生更大的變化。

提示：怎樣工作才能事半功倍？

    她決定在斯坦福大學(xué)(Stanford University)參加一個(gè)簡化工作流程和減少時(shí)間浪費(fèi)的研習(xí)班。在那里，她學(xué)到了如何更有效地規(guī)劃時(shí)間以及怎樣把注意力分散減到最少等等。她還要求自己有條不紊地完成每天的工作任務(wù)，避免拖延，以及定期清理電子郵箱和辦公區(qū)。

    這些變化讓她的時(shí)間管理有了明顯的進(jìn)步。索爾蒂諾對自己的日常工作有了更好的了解，已經(jīng)有能力從事長期項(xiàng)目。她還會在周末加班，但只在必要的時(shí)候。

    提高效率并不容易。在全球化浪潮來臨、競爭壓力加劇和技術(shù)革新快得讓人喘不過氣來的今天，員工們很難在應(yīng)付不斷增加的工作量的同時(shí)還能保持工作與生活的良性平衡。幸運(yùn)的是，專家們說，小幅調(diào)整員工對工作的看法可以對他們的工作效率產(chǎn)生重大影響。

學(xué)會優(yōu)選次序

    學(xué)著確定各項(xiàng)工作的優(yōu)先次序，并讓自己一天中總在若干不間斷的整塊時(shí)間中工作。

    斯坦福大學(xué)2009年的一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，同時(shí)執(zhí)行多項(xiàng)任務(wù)的效率，要低于只執(zhí)行單一任務(wù)的效率，而且許多宣稱自己能同時(shí)做多件事情的人，都很難過濾掉不相關(guān)的信息，從而使他們的表現(xiàn)打了更多折扣。

    安排特定時(shí)間查看電子郵件和短信，而不是在收到電子郵件后馬上就讀。

    你可以在電子郵箱中進(jìn)行設(shè)置，把老板等發(fā)件人的信息標(biāo)為重要郵件。

    從容回復(fù)信息能夠重塑同事的期望值。

    加州科特馬德拉(Corte Madera)的咨詢師、《一個(gè)人的工廠》(A Factory of One)一書的作者馬爾科維奇(Daniel Markovitz)說，許多人已習(xí)慣于期待在發(fā)出電子郵件和短信后立即得到回復(fù)，這是不切實(shí)際的，也是事倍功半的。

    他說，如果你不回復(fù)，你就會在三分鐘后收到這位同事的更多電子郵件或者電話，問你是否收到了之前的郵件，然后你就不得不處理來自這同一個(gè)人的兩三封抓狂的電子郵件或語音信息。如果與數(shù)十個(gè)對你的時(shí)間有不合理要求的人打交道，就會讓你無暇顧及做其他事情。

    每個(gè)工作場所都會有最受青睞的溝通方式，但這通常都不是效率最高的方式。

    要樂于放下那些阻礙同事之間相互理解的工具。

    如果你不能通過一封電子郵件把自己要說的意思表達(dá)清楚，那就考慮改用打電話、發(fā)短信或面對面交談的方式。

    了解別人的工作動機(jī)

    波士頓咨詢公司(Boston Consulting Group)高級合伙人伊夫?莫里厄(Yves Morieux)說，試著去了解同事們在做什么以及他們的做事動機(jī)，因?yàn)檫@可能是許多辦公室沖突的根源，這類沖突讓人們的生活變得更加復(fù)雜。莫里厄也是《六條簡單法則：如何管理好復(fù)雜性，不讓事情變得更復(fù)雜》(Six Simple Rules: How to Manage Complexity without Getting Complicated)一書的作者。

    試著了解老板做決定的動機(jī)，這一點(diǎn)尤其重要。

    大多數(shù)下屬會人云亦云，對上司的看法追隨同事們的主流觀點(diǎn)，但那些看法往往是不正確的。更好地了解老板的想法有助于你向上司“推銷”有利于部門和整個(gè)公司的程序調(diào)整建議。

    配合你的老板，優(yōu)先處理重要的工作，取消徒勞工作任務(wù)。

    員工們可能認(rèn)為改變工作職能是冒險(xiǎn)的，但表現(xiàn)出積極主動可以給你的老板留下深刻的印象。

    在你開始做新項(xiàng)目前要搞清楚指示，同時(shí)要得到你的上司和同事們的關(guān)注。

    總部設(shè)在康涅狄格州斯坦福的Schaffer Consulting的高級合伙人羅恩?阿什肯納斯(Ron Ashkenas)說，許多員工在還沒有完全弄清楚老板預(yù)期值的情況下就著手做項(xiàng)目，因?yàn)樗麄儾幌氡憩F(xiàn)出對老板的指示有所挑剔。他說，等項(xiàng)目做完了，老板會說：“我的意思不是讓你這樣做?！苯Y(jié)果雙方都感到沮喪。

    如果你一個(gè)人無法處理某些任務(wù)，不必硬著頭皮自己去解決難題或是焦慮不安，你可以召集同事們一起探討。

    阿什肯納斯說，讓同事們成為一支支持力量，打破營造復(fù)雜性文化的徒勞模式。你可以與同事們合作，共同簡化工作流程。