身在職場(chǎng)如何寫(xiě)好一封電子郵件

    若你寫(xiě)了一封“加薪申請(qǐng)”給老板，哪怕對(duì)方只回復(fù)倆字“OK”，那也算是好得令人動(dòng)容。但如果郵件來(lái)自令你頭疼的追求者，哪怕對(duì)方把郵件寫(xiě)成了一幅《蘭亭集序》，可能也逃不過(guò)“Report as spam”的厄運(yùn)。

    所以，本文著重探討如何寫(xiě)出讓對(duì)方看過(guò)之后覺(jué)得專(zhuān)業(yè)并樂(lè)于回應(yīng)的郵件。

    發(fā)出去的郵件，潑出去的水絕大多數(shù)“郵件車(chē)禍現(xiàn)場(chǎng)”來(lái)自一時(shí)沖動(dòng)。在回復(fù)任何郵件之前，請(qǐng)想想下面這個(gè)問(wèn)題：在法庭上，我的這封郵件會(huì)成為對(duì)我不利的證據(jù)嗎？如果你覺(jué)得自己一輩子不會(huì)上法庭，那么就換一個(gè)問(wèn)題：在微博上，我的這封郵件會(huì)讓別人覺(jué)得我是一個(gè)壞人嗎？

    在數(shù)字時(shí)代，郵件就是所謂的白底黑字。隨便一張截圖，你的郵件就成了長(zhǎng)微博。很多“壞事兒”的郵件，雖然來(lái)自一時(shí)腦熱，卻成了全世界的把柄，跟隨一輩子。就算你有天大的不滿(mǎn)，哪怕去跟人在會(huì)議室里大吵一架，也不要隨隨便便發(fā)出一封怒氣沖沖的郵件。

    寫(xiě)新郵件的最佳順序?qū)懶锣]件的最佳順序應(yīng)該是：附件、正文、標(biāo)題、收件人。

    首先，就像它的名字所暗示的那樣，附件是最容易忘記的東西。所以先把它貼進(jìn)郵件吧。其次，標(biāo)題放在正文之后，是因?yàn)榇蠖鄶?shù)郵件客戶(hù)端會(huì)提醒你“沒(méi)有標(biāo)題是否發(fā)送”；而收件人放在最后，是因?yàn)闆](méi)有收件人，這封郵件肯定發(fā)不出去，這就給了你足夠的時(shí)間來(lái)回味這封郵件的疏漏。

    而且，隨著正文的進(jìn)行，你有很大可能會(huì)調(diào)整郵件的標(biāo)題和收件人。所以這樣的順序也比較好，不會(huì)等郵件發(fā)出去以后再加各種人進(jìn)來(lái)。

    不要把文字變成圖片在過(guò)去幾年的觀(guān)察中，我發(fā)現(xiàn)人事和行政部門(mén)的同事喜歡把文字做成圖片，再貼到郵件里發(fā)出來(lái)。這種做法并不能增加任何有用的信息，卻帶來(lái)了許多壞處：首先，大部分人的審美水平不如專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)人員，這就導(dǎo)致了很多紅底黑字或紅底黃字、配合密布著鋸齒的“魏碑”或“隸書(shū)”字體的郵件，非常難以閱讀。但發(fā)信人還往往覺(jué)得這樣很喜慶，營(yíng)造了一種祥和的氛圍。

    其次，越來(lái)越多的人在手機(jī)上讀郵件，這會(huì)讓對(duì)方看郵件的時(shí)間成本和流量成本大大提升。我曾經(jīng)收到過(guò)一封總字?jǐn)?shù)不過(guò) 500 字的通知郵件，但對(duì)方做成了五張總計(jì)2MB 的PNG圖片，令正在開(kāi)車(chē)的我苦不堪言。

    還有，圖片上的文字是不可搜索的，這意味著你的這封郵件在日后被找到的可能性大大降低。

    倒金字塔敘事倒金字塔的敘事方法是很有用的：在郵件的開(kāi)頭，用一段話(huà)，言簡(jiǎn)意賅地概括大意，講清楚“四個(gè) W 和一個(gè) H”|——誰(shuí)（Who）、什么（What）、何時(shí)（When）、為什么（Why）、怎么樣（How）。如果不能在一開(kāi)始說(shuō)清楚問(wèn)題，大多數(shù)人是沒(méi)有耐心讀到最后一段并且搞清楚你的真實(shí)用意的——除非你是一個(gè)有絕對(duì)權(quán)威的 CEO.誰(shuí)——這意味著你需要在郵件開(kāi)始打招呼的時(shí)候就要明確你的收件人是誰(shuí)，最好指明唯一的任務(wù)所屬人（所謂的“owner”）。如果你只是一個(gè)“Hi”開(kāi)頭，卻有若干個(gè)收件人，那么誰(shuí)也不知道要響應(yīng)這封郵件；而如果你一下子和多個(gè)人打招呼，那么這件事情就會(huì)因?yàn)樗惺占硕加X(jué)得事不關(guān)己而告吹。

    什么——你需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要以“中國(guó)式思維”發(fā)些模棱兩可的表態(tài)，這樣對(duì)于郵件溝通沒(méi)有任何益處。如果你自己都不知道自己要什么或者要表達(dá)什么，就別發(fā)出這封郵件。

    何時(shí)——明確這個(gè)需求的時(shí)限?！霸娇煸胶谩痹诖蠖鄶?shù)時(shí)候等于“沒(méi)有截止日期”。

    為什么——請(qǐng)讓對(duì)方明白這件事情對(duì)對(duì)方（收信人）而言的重要性，或者起碼是對(duì)團(tuán)隊(duì)或公司而言的重要性，而不是對(duì)你（發(fā)信人）而言的重要性。俗話(huà)說(shuō)：“誰(shuí)上班沒(méi)點(diǎn)事兒呢”即便你是對(duì)方的直接匯報(bào)對(duì)象，在多數(shù)情況下，能夠?qū)懬宄槭裁匆脖炔粚?xiě)能夠得到更有效的響應(yīng)。

    怎么樣——所有做過(guò)乙方的人都知道，如果你收到一封沒(méi)有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發(fā)雙方已經(jīng)有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話(huà)溝通，或者事出緊急已經(jīng)不能在郵件里花費(fèi)更多時(shí)間，建議給出盡可能明確的操作辦法。

    說(shuō)清楚這些，再慢慢展開(kāi)郵件、旁征博引、羅列數(shù)據(jù)、推演流程。

    用對(duì)方的語(yǔ)言和思維方式每個(gè)公司，哪怕只是一個(gè)五人的創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊(duì)，也存在分工。所謂“隔行如隔山”，你不能要求他人對(duì)你的工作了如指掌，也不能假定自己對(duì)其他部門(mén)的業(yè)務(wù)知根知底。

    比如營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)在和運(yùn)營(yíng)部門(mén)打交道的時(shí)候，就應(yīng)該把廣告上那些冠冕堂皇的表達(dá)方式分解成運(yùn)營(yíng)部門(mén)所能夠理解并執(zhí)行的業(yè)務(wù)指標(biāo)，少提“最近的增長(zhǎng)情況”之類(lèi)模糊的概念，多用“過(guò)去15個(gè)月中A分類(lèi)下B屬性等于C的商品的銷(xiāo)售量（而非銷(xiāo)售金額）逐月占比”。

    從人情世故上說(shuō)，這樣的郵件也能夠讓對(duì)方產(chǎn)生“這人比其他那些瞎指揮的家伙強(qiáng)點(diǎn)兒”的印象。溝通起來(lái)也順暢。

    多用點(diǎn)，少用面最害怕看到的郵件，就是烏泱泱幾個(gè)大段（很多的段落之間還沒(méi)有分隔，你還需要腦補(bǔ)空行），需要費(fèi)勁巴拉地去里面刨出對(duì)方的重點(diǎn)，加以消化吸收。

    而通俗易懂的郵件，多是分好了點(diǎn)，一二三四五，言簡(jiǎn)意賅。而且點(diǎn)和點(diǎn)之間沒(méi)有重復(fù)，邏輯清楚。

    更好的郵件，是把復(fù)雜的事情分成幾個(gè)大塊，每塊下面幾個(gè)小點(diǎn)，以重要性和緊急程度排序，把不可泄漏的重點(diǎn)用黃底標(biāo)出，層次清楚，皆大歡喜。

    多說(shuō)事實(shí)，少說(shuō)道理這是很難做到的一點(diǎn)。

    比如你在針對(duì)一個(gè)逾期項(xiàng)目發(fā)出郵件的時(shí)候，最好的方法是問(wèn)人什么時(shí)候能做好，其次的方法是說(shuō)這個(gè)項(xiàng)目逾期了，最差的方法是說(shuō)“你們技術(shù)部門(mén)能不能不要三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)這么簡(jiǎn)單的需求都做不出來(lái)”。

    可能技術(shù)部門(mén)是有來(lái)自比你的需求更重要的需求需要緊急處理？也有可能負(fù)責(zé)你的需求的工程師家里出了一些意外需要臨時(shí)請(qǐng)假？還有可能是你的需求郵件其實(shí)因?yàn)槔钠髽I(yè)郵箱系統(tǒng)被搞丟了？

    在郵件中施以“誅心之論”不但容易傷了和氣，也往往會(huì)讓發(fā)件人陷入巨大的被動(dòng)之中。而且，話(huà)說(shuō)回來(lái)，很多事情其實(shí)可以通過(guò)電話(huà)或見(jiàn)面溝通解決，遠(yuǎn)不至于走到在郵件里擦槍走火的地步。

    不要抄送一堆人首先，在一封郵件里，加入更多收件人的時(shí)候，務(wù)必在郵件開(kāi)始處寫(xiě)上“+John”之類(lèi)的提示。這對(duì)于原有的收件人和新加進(jìn)來(lái)的收件人都是尊重。

    其次，每一個(gè)收件人都應(yīng)該是和這封郵件里所談及的事情有關(guān)的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道應(yīng)該說(shuō)些什么或是做些什么。而且收到不相關(guān)的郵件對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，都是一種困擾。

    最后，很忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時(shí)候，把部門(mén)或者公司里的頭頭腦腦加入郵件。成熟的老板并不會(huì)因?yàn)楹鋈槐患尤胍粋€(gè)爭(zhēng)論而立刻做出反應(yīng)，也不會(huì)冒著得罪一撥人的風(fēng)險(xiǎn)給另一撥人“做主”。

    郵件的歸屬權(quán)你應(yīng)該明白的是，在很多國(guó)家和地區(qū)的法律定義中，公司郵箱里的郵件都是公司資產(chǎn)。這意味著，公司有權(quán)力看你的任何一封郵件。而且，在公司的電腦上，哪怕是用個(gè)人郵箱發(fā)出的信件，都有可能被定義為公司資產(chǎn)。

    這意味著，不要用公司郵箱發(fā)不該發(fā)的東西——包括任何違反公司規(guī)定或當(dāng)?shù)胤傻挠懻摗?/p>

    標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用對(duì)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、不要中英文標(biāo)點(diǎn)混用、分清“的地得”、不寫(xiě)錯(cuò)別字、英文單詞之間要空格、特殊名詞首字母大寫(xiě)……這都是最基本的書(shū)寫(xiě)要求。

    而更高的商務(wù)書(shū)寫(xiě)要求，還包括那些能讓收件人更快閱讀郵件的技巧，比如在英文單詞前后都加上空格，比如用更短的分句，比如統(tǒng)一字體、字號(hào)、文字顏色等等。

    不要以為你的收件人看不出這些細(xì)節(jié)。不是每個(gè)人都有梵高的水準(zhǔn)，但大多數(shù)人還是能對(duì)《星空》發(fā)出贊嘆的。