你將如何度過永遠也無法從頭來過的余生

    “如果你必須吃掉一只青蛙，不要長時間盯著它看。如果你必須連著吃掉三只青蛙，記得要先吃掉最大、最丑的那只?！薄┒鳌ご尬?，《吃掉那只青蛙》（Eat That Frog）

    如今這個世界日益復雜，我們承受的壓力越來越大。在寓意奔騰向前的馬年即將來臨之際，我們很有必要重新審視備受世人推崇的“時間管理”這個理念。每天的時間似乎永遠也不夠用，不足以讓我們完成所有想完成的事情。那么，為什么有些人總能更有效地利用時間，從而取得比其他人更大的成就呢？

    受本文開頭博恩·崔西這段話的啟發(fā)，我們先把“管理時間”放到一邊，去“吃掉三只青蛙”吧。此話怎講？這里說的當然不是你在餐廳吃的青蛙！相反，我們指的是“三的法則”（The Rule of Three），一項屢試不爽、旨在幫助我們有效使用時間以獲得杰出成就的策略。想了解更多嗎？那要看你能不能騰出幾分鐘讀完這篇文章。這幾分鐘或許會重塑你對“時間”的理解，同時引導你在2014年獲得新的成就。你或許將一馬當先，讓其他人望塵莫及！如果你想受益于“三的法則”，請立刻做以下五件事情。

    一、明確你的“三只大青蛙”

    問自己一個問題：“如果我只能在2014年完成一件將對我的工作和事業(yè)產(chǎn)生最大影響的事，它會是什么？”把它寫下來。然后再找出一個，也把它寫下來。最后再寫一個。這就是你的“三只青蛙”。它們很可能是一些非常重要，需要你持續(xù)保持專注度才能完成的大事。它們又大又丑！把你的注意力縮小到“三大”重要目標之后，再開始運用時間管理的帕累托定律：“80%的成就源自20%的活動?！彼馕吨?，在一個8小時工作日，效率的差異往往取決于一小時。問題是：你將如何使用這一個小時？

    二、先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”

    我們所說的“又大又丑”指的是，這三項目標中比其他兩項更重要、更困難的那個目標。歌德說：“最重要的事情絕不能受制于最不重要的事情?！睘榱藢Ｗ⒂谧钪匾幕顒?，每天至少在它身上投入你20%的時間，你需要應用史蒂芬·柯維的“時間矩陣”（Time Matrix）。這套矩陣標注了“緊急的”和“重要的”任務，如下圖所示：

    迅速分析這套時間矩陣之后，你就會清楚地發(fā)現(xiàn)，最有效的利用時間方式就是專注于矩陣右上角那些“重要但不緊急的”活動。是的，會有許多人和事以“萬分緊急”之名，要求你投入時間。其中一些也的確比較重要，不能回避。但除非它們與你的某只“青蛙”有關，你會發(fā)現(xiàn)，忙碌了一陣子后，你的時間被一些無法幫你在優(yōu)先事項上獲取進步的事情消耗掉了。耗費時間從事“不緊急，不重要”的活動，這種誘惑總是存在，這些充滿樂趣的娛樂活動只會“浪費你的時間”，不會幫助你獲得任何進步。

    此處蘊含的信息是：每天至少投入20%的可用時間，從事你的“三只青蛙”之一，它們皆是“不緊急，但重要的”活動。如果你不這樣做，你就會身心疲憊，總是被一些緊迫的問題和危機牽著走。簡而言之，你會“失控”，任由一些堪稱“時間大盜”的“緊急”活動擺布。

    三、每天保護自己的“青蛙時間”

    如何確保你每周有足夠時間專注于那些“又大又丑的青蛙”？答案“非常簡單，但不容易做到”。它意味著，你需要在你可利用的時間周圍劃出保護圈，不惜一切代價守住這個保護圈，以有效利用時間。簡單地說，“保護你的時間”意味著你必須：

    對一些浪費時間的活動說“不”，比如各種打擾，不必要的電話，會議和電子郵件等等。

    在日歷上劃出“青蛙時間”，給予它“神圣不可侵犯”的地位，這樣你就可以確保專注于優(yōu)先事項的時間。

    關掉手機，忽略電子郵件，關上門，在允許的時間內(nèi)“吃掉盡可能多的青蛙”。

    如果有人想打斷你，只需向他們解釋，這是你的“青蛙時間”，你晚些時候會與他們聯(lián)系。隨著時間的推移，人們就會開始尊重你集中精力的方式，他們肯定也將注意到你正在產(chǎn)生卓有成效的成果。所以：請務必保護你的時間，專注于重要活動，做一個有效利用時間的榜樣。

    四、把“三的法則”應用到你的整個生活

    效率不應該只體現(xiàn)在與工作有關的“青蛙”身上。在你生活的每個領域，確認意義重大的“三只青蛙”：

    健康

    家庭

    個人理財

    建立關系

    成長與發(fā)展

    放松與享受

    這些就是史蒂芬·柯維所說的“高杠桿”活動：相對于做這些活動需要的時間，它們往往能夠產(chǎn)生更加強大的成果。這正是“三的法則”的真諦所在：圍繞“重要，但不緊急的”高杠桿活動組織時間。

    應用“三的法則”時，你可以：

    挑出本年度的“三只青蛙”

    每季度的“三只青蛙”

    每月的“三只青蛙”

    每周的“三只青蛙”

    每天的“三只青蛙”

    如果你悉心實踐這項法則，把20%的時間投資在這些重要事項上，堅持一整年，你就可以取得超出自己想象的成就。而且，你依然可以利用其余80%的時間來處理所有那些“急事”。

    五、創(chuàng)建并嚴格遵循每天的“待辦事項清單”

    一項著名的研究重點考察了世界上最成功的一批人，探尋他們高效率的秘密。經(jīng)過數(shù)千次采訪，頭號因素終于浮出水面：他們都有制定每日“待辦事項清單”，還有頻繁審視的習慣。一天結(jié)束時，他們都不會忘記為次日創(chuàng)建新清單。但這還不是全部。他們不僅每天都創(chuàng)建一份“待辦事項清單”，而且還確保每天的“待辦事項”包括對自己職業(yè)生涯和個人生活具有重大意義的活動。

    下面的消息對許多人來說都是一個壞消息：你的收件箱不是你的“待辦事項清單”！我們時常發(fā)現(xiàn)，上班族坐下后，往往首先打開電子郵件，然后一件接一件地從事這些事項。當然，他們看起來“很忙”。這個策略的問題在于，它導致你在沒有事先安排的情況下，隨機使用時間，你的工作注定是低效的！到底應該怎么辦呢？

    限制你在電子郵件上花費的時間：一天三次，每次用30分鐘處理電子郵件。

    簡明扼要，態(tài)度誠懇地回復郵件。千萬不要使用“全部答復”！這是最浪費時間的事情之一。

    選擇與你的“三只青蛙”匹配的事項，優(yōu)先處理。

    把一些不太重要的事項放入“跟進”文件夾。

    讓人們知道你將在稍后聯(lián)系他們，你目前正在專注于從事其他事情。

    如果不這樣做，會發(fā)生什么事情？你會讓自己淪為“電子郵件的奴隸”。而且你會發(fā)現(xiàn)，一天到頭，煙冒了不少，但沒有多少火苗，幾乎沒有煮熟任何東西！我知道，這聽起來并不容易，有時確實不容易做到。一個大問題是：你想一整天盯著電腦屏幕，即刻回復每個人，還是想展現(xiàn)工作效率？解決的辦法是：想方設法地專注于你的優(yōu)先事項。到了年底時，你不會因為“按照收件次序，及時回復了所有郵件”而獲得獎金、獎勵，也不會因此得到提拔。

    最后分享一點。時間就是生命。你能在多大程度上利用好時間將決定你能否有所成就。被動、磕磕絆絆地度過每一天是一種極其痛苦的生活方式。有效率意味著你設定好自己的立場，每天專注于你的“三只青蛙”，過濾掉不重要的事情，學會說“不”，直至你攀上事業(yè)的頂峰。這一點的確不“容易”做到，這是事實。但光知道這個事實是沒用的?，F(xiàn)在的問題是：你將如何度過永遠也無法從頭來過的余生？只有你自己才能決定。

    “我們永遠無法真正打破普遍規(guī)律。面對它們，我們只能不斷重塑自我?！薄返俜摇た戮S